Descrição do acervo segundo a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE
1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO
1.1 Código de referência
BR SETOP
Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas (Minas Gerais)
1.2 Título
Prestação de Contas de Obras Públicas
1.3 Data(s)
Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas (Minas Gerais)
1950-1972 (data de produção). O acervo anterior a 1950 foi recolhido ao Arquivo Público Mineiro. O acervo posterior a 1972 refere-se aos Processos de Prestação de Contas da CODEURB, que não foi descrito. Contudo, encontra-se uma pequena parcela de documentos anteriores a 1950, que não foram recolhidos e posteriores a 1972, da própria Secretaria.
1.4 Nível de descrição
Processo
Nível 4
1.5 Dimensão e suporte
Textuais 335.769 itens; folhas
Fotografias 3.270 itens; cor e p&b
Cartográficos 13.613 itens; folhas
2 ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO
2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)
Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas – SETOP
2.2 História administrativa/Biografia
A Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas – SETOP tem como atribuição o serviço de obras públicas do Estado no que diz respeito a iniciativa de construção ou reparação, assim como a aprovação e fiscalização de projetos. No governo provincial identificamos a origem desta Secretaria nos seguintes órgãos: Repartição das Obras Públicas da Província (1825-1835), com funções de construir e reparar estradas e elaborar cartas geográficas; Inspetoria Geral das Estradas (1835-1866), que acrescentou às funções mencionadas a coordenação e fiscalização das obras públicas e a Diretoria Geral das Obras Públicas na Província (1866-1889), com as funções de execução e fiscalização de obras. No governo republicano suas funções estiveram presentes na criação da Secretaria de Estado dos Negócios da Agricultura, Comércio e Obras Públicas (1891); na Secretaria de Estado dos Negócios das Finanças (1901) e Secretaria de Estado dos Negócios da Agricultura, Comércio e Obras Públicas (1910). A autonomia da secretaria veio definitivamente com a criação da Secretaria de Estado dos Negócios da Viação e Obras Públicas (1935), que é considerada a primeira secretaria. Outras denominações: Secretaria de Estado das Comunicações e Obras Públicas (1943); Secretaria de Estado da Viação e Obras Públicas (1967) e Secretaria de Estado de Obras Públicas (1973). A denominação atual foi estabelecida em 1992.
2.3 História arquivística
O acervo foi acumulado pela secretaria no edifício situado na Praça da Liberdade. Parte dos documentos relacionada à primeira metade do século XX foi recolhida ao Arquivo Público Mineiro.
3 ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA
3.1 Âmbito e conteúdo
O acervo é composto por documentos textuais, fotografias e desenhos técnicos em forma de processo, entre 1950 e 1972, aproximadamente, embora haja alguns processos anteriores e posteriores a estas datas. Os processos mostram como foram planejados, encaminhados e executados diversos projetos de engenharia e arquitetura no Estado de Minas Gerais como escolas, fóruns, pontes, aeroportos, quartéis, cadeias, entre outros. Em geral, encontramos nos processos documentos financeiros, técnicos e administrativos, como orçamento, notas fiscais, relatórios, correspondência, bilhetes e projetos.
3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Secretaria de Transportes e Obras Públicas iniciou os trabalhos de avaliação do acervo, em novembro de 2005, utilizando a Tabela de Temporalidade Documental do Estado de Minas Gerais (1998) e estabelecendo a guarda permanente de documentos técnicos e a eliminação de documentos financeiros e de pessoal. No final de dezembro de 2005 decidiu, no entanto, suspender a eliminação, considerando razões de ordem técnica para se preservar todo o acervo. Entre elas: os valores mediatos dos documentos (histórico, informativo e probatório); a manutenção da integridade do processo (considerado como um documento) e a troca da aplicação da Tabela de Temporalidade por critérios adotados pela Comissão, uma vez que a Tabela fora desenvolvida para a documentação corrente e intermediária e não atendia às especificidades da documentação histórica acumulada.
3.3 Incorporações
O acervo descrito representa aproximadamente a metade do acervo existente. Refere-se a prestação de contas de municípios e empresas e não inclui os processos de prestação de contas de engenheiros e de outros órgãos vinculados (CODEURB, DEOP, DER, por exemplo), que poderão, no entanto, serem descritos futuramente. Há outro acervo relacionado: a Coleção de Desenhos Técnicos Avulsos, ainda não descrita.
3.4 Sistema de arranjo
O acervo todo, incluindo os documentos não descritos, referem-se aos níveis SÉRIE e SUBSÉRIE, sendo a Série: Prestação de Contas de Obras Públicas. E a Subsérie: Prestação de Contas de Engenheiros; Prestação de contas de Órgãos Vinculados (Ex: CODEURB). Até o momento a descrição se ocupou do nível SÉRIE.
4 ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO
4.1 Condições de acesso
A serem definidas.
4.2 Condições de reprodução
A serem definidas.
4.3 Idioma
Português.
4.4 Características físicas e requisitos técnicos
Composto por documentos textuais, fotografias e desenhos técnicos.
4.5 Instrumentos de pesquisa
Base de dados.
5 ÁREA DE FONTES RELACIONADAS
5.1 Existência e localização dos originais
Algumas cópias podem ter seus originais na Coleção de Desenhos Técnicos Avulsos que ainda não foi processada.
5.2 Existência e localização de cópias
Arquivo do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (acesso restrito).
5.3 Unidades de descrição relacionadas
Entidade custodiadora: Arquivo Público Mineiro.
Localização: Belo Horizonte.
Ver os seguintes instrumentos de pesquisa: Inventário do Fundo Obras Públicas (1825-1893) e Inventário do Fundo Secretaria de Viação e Obras Públicas (1935-1948).
6 ÁREA DE NOTAS
6.1 Notas sobre conservação
A documentação apresenta, em geral, bom estado de conservação.
6.2 Notas gerais
Parte das informações sobre a Secretaria foram extraídas do “Cadastro Institucional dos Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual/Poder Executivo”, 2. ed. rev., publicada em 1994 pela Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenação Geral. Sobre o modo de se formarem os processos e encaminhá-los ao Tribunal de contas ver as “Instruções Gerais para Aplicação e Prestação de Contas de Recursos Financeiros Repassados por Convênios Celebrados com a SETOP/MG”, publicado pela Secretaria de Transportes e Obras Públicas em 2005. Para se entender as classificações orçamentárias dos processos ver, entre outros: a “Coleção dos Decretos-Leis e Decretos de 1941”, publicado pela Imprensa Oficial em 1942; o “Classificador de Despesas”, publicado pela Imprensa Oficial em 1975; o “Orçamento-Programa”, publicado pela Imprensa Oficial em 1978; “Classificações Orçamentárias Interpretação”, publicado pela Imprensa Oficial em 1988 e o “Orçamento 2005”, publicado pela Imprensa Oficial em 2005. Para compreensão geral do conteúdo do acervo, ver os relatórios publicados pela Secretaria de Estado de Transporte e Obras Públicas desde 1935, além dos relatórios das Secretarias de Agricultura (1891-1901) e (1910-1935) e Finanças (1901-1910) e demais relatórios do governo provincial.
7 ÁREA DE CONTROLE DA DESCRIÇÃO
7.1 Nota do arquivista
Trabalho de organização e descrição realizado por uma equipe contratada formada por um coordenador, um consultor, um supervisor e por estagiários de nível superior. Teve o apoio de uma Comissão de Avaliação e de um ex-funcionário: Moisés de Avelar Filho.
7.2 Regras ou convenções
A descrição geral do acervo utilizou como normas:
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. NOBRADE: norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): norma geral internacional de descrição arquivística, adotada pelo Comitê de Normas de descrição, Estocolmo, Suécia, 19-22 de setembro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. (Publicações Técnicas, n.49).
A descrição específica de documentos textuais, fotografias e desenhos técnicos baseou-se na norma:
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências; elaboração. Rio de Janeiro, 2002.
7.3 Data(s) da(s) descrição(ões)
Dezembro de 2005 a maio de 2007 (última revisão)
8 ÁREA DE PONTOS DE ACESSO E INDEXAÇÃO DE ASSUNTOS
8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos
8.1.1 ÓRGÃO PRODUTOR: SETOP
8.1.2 CLASSIFICAÇÃO DA NATUREZA DO SERVIÇO:
- Adaptação (reconstrução/recuperação);
- Ampliação;
- Construção (instalação);
- Estudo preliminar (levantamento/orçamento/reajustamento);
- Fiscalização (inspeção/vistoria/medição);
- Indenização/caução/aquisição/encampação e
- Reforma (reparo/conservação/manutenção).
8.1.3 CLASSIFICAÇÃO DAS OBRAS: o nome das obras seguiu a lista de termos autorizados abaixo. Nem todos os termos aparecem no banco de dados. As classificações ou termos genéricos que encabeçam o assunto não entram no banco (ex: trabalho, agropecuária, etc.)
1. HABITAÇÃO
1.1 PERMANENTE
1.1.1 Conjunto habitacional/casa/vila
1.2 TEMPORÁRIA
1.2.1 Hotel/pensão
1.3 COLETIVA
1.3.1 Abrigo/orfanato/internato/asilo
1.3.2 Presídio/penitenciária/cadeia/colônia penal
2 . TRABALHO
2.1 AGROPECUÁRIA
2.1.1 Matadouro
2.2 INDÚSTRIA
2.2.1 Indústria/fábrica
2.2.2 Laboratório
2.2.3 Usina/hidrelétrica/represa/barragem
2.3 COMÉRCIO
2.3.1 Armazém/silo/supermercado
2.3.2 Mercado
2.3.3 Pavilhão de feiras e exposições
2.4 SERVIÇOS
2.4.1 ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS
2.4.1.1 Prefeitura
2.4.1.2 Centro cívico
2.4.1.3 Agência bancária/banco
2.4.1.4 Centro de processamento de dados
2.4.1.5 Posto fiscal/delegacia fiscal/coletoria
2.4.1.6 Registro cartográfico/levantamento topográfico
2.4.2 EDUCAÇÃO
2.4.2.1 Creche
2.4.2.2 Escola primária e secundária
2.4.2.3 Escola técnica/estação experimental
2.4.2.4 Universidade
2.4.2.5 Delegacia Regional de Ensino
2.4.3 SAÚDE
2.4.3.1 Posto de saúde/centro de saúde/unidade sanitária
2.4.3.2 Hospital geral/pronto-socorro
2.4.3.3 Hospital psiquiátrico/manicômio
2.4.3.4 Sanatório/leprosário/dispensário
2.4.3.5 Centro de assistência social
2.4.4 TRANSPORTE
2.4.4.1 Estação rodoviária
2.4.4.2 Estação hidroviária/porto
2.4.4.3 Estação ferroviária
2.4.4.4 Aeroporto/campo de aviação/campo de pouso
2.4.4.5 Ponte/pontilhão/mata-burro/viaduto/passarela
2.4.4.6 Rua/avenida
2.4.4.7 Estrada/rodovia
2.4.4.8 Barco/balsa
2.4.5 COMUNICAÇÃO
2.4.5.1 Agência postal/agência telegráfica/correio
2.4.5.2 Agência telefônica
2.4.5.3 Emissora de rádio
2.4.5.4 Rede de televisão
2.4.6 SEGURANÇA
2.4.6.1 Polícia civil/delegacia de polícia
2.4.6.2 Polícia militar/corpo de bombeiros
2.4.7 JUSTIÇA
2.4.7.1 Fórum
2.4.8 SANEAMENTO
2.4.8.1 Galeria/canal/bueiro/fossa/aterro
3. LAZER
3.1 ESPORTE
3.1.1 Ginásio de esportes/estádio de futebol
3.2 ENTRETENIMENTO
3.1.1 Praça
3.1.2 Centro social e recreativo/praça de esportes
3.1.3 Cinema
3.1.4 Teatro
3.1.5 Restaurante
3.1.6 Parque
3.1.7 Zoológico
3.3 ACERVOS ARTÍSTICOS E CULTURAIS
3.3.1 Centro de cultura/casa de cultura
3.3.2 Conservatório de música
3.3.3 Arquivo
3.3.4 Biblioteca
3.3.5 Museu
3.3.6 Monumento
4. FÚNEBRE
4.1 Cemitério
5. CERIMONIAL
5.1 Templo religioso (igreja)
6. INSTITUIÇÕES
6.1 Palácio da Liberdade/Palácio dos Despachos
6.2 Academia Marianense de Letras
6.3 Assembléia Legislativa de Minas Gerais
6.4 Imprensa Oficial de Minas Gerais
6.5 Instituto de Geociências Aplicadas
6.6 Instituto de Zootecnia
6.7 Secretaria de Administração
6.8 Secretaria de Agricultura
6.9 Secretaria de Educação
6.10 Secretaria de Saúde
6.11 Secretaria de Segurança Pública
6.12 Secretaria de Trabalho
6.13 Secretaria de Transportes e Obras Públicas
6.14 Tribunal de Contas de Minas Gerais
6.15 Tribunal de Justiça de Minas Gerais
6.16 Tribunal de Justiça Militar de Minas Gerais
6.17 Tribunal Regional Eleitoral
